Der Verein BernCity setzt sich aktiv für eine lebendige und ansprechende Berner Innenstadt ein und vertritt die Interessen des Gewerbes auf politischer und wirtschaftlicher Ebene. Sein Ziel ist es, eine solide Basis für die langfristige und nachhaltige Entwicklung der Innenstadt zu schaffen. Die BernCity Geschenkcard erfreut sich grosser Beliebtheit als Geschenk für Freunde, Familie und Mitarbeitende. Sie ist die ideale Begleitung beim Einkaufen und kann in über 200 Geschäften, Restaurants, Bars sowie bei Freizeit- und Kulturangeboten in Bern eingelöst werden.
BernCity benötigte eine schlüssige Gesamtlösung für die Verwaltung der Bestelleingänge aus dem Webshop, der Organisation der Mitglieds- und Partnerschaftskontakte und ein flexibles CRM. Und sie benötigten rasch eine Lösung. Wir erzählen, wie in nur drei Monaten eine umfangreiche, nachhaltige Plattform-Lösung für BernCity entstand.
Dienstleistungen
Digitalisierung
ERP & CRM
Plattformen
Middleware
Webseite
berncity.ch
Schneller einsatzfähig, als wir «äuä» sagen können
BernCity hat einen umsatzstarken Webshop, in dem das kleine Team, die Geschenkkarte verkauft. Die Kundenorientierung wird bei BernCity grossgeschrieben: Sie sind hilfsbereit, scannen flink Geschenkcards, und erledigen auch anspruchsvolle Anfragen mit einer angenehmen Leichtigkeit. BernCity hatte wachsende Anforderungen an ihre Geschäftsprozesse und es war an der Zeit, alte Zöpfe abzuschneiden. BernCity soll als eigenständiger Innenstadt-Verein wahrgenommen werden und benötigte eine neue Systemlösung. Der Clou: Die Migration vom alten zum neuen System musste innerhalb von nur drei Monaten über die Bühne gehen – dank unseres eingespielten Teams konnten wir zügig handeln und haben uns dieser anspruchsvollen Aufgabe angenommen.
Barbara Eitler, Co-Geschäftsleiterin BernCity
Unsere Erwartungen und der (Zeit-)Druck waren gross: in kürzester Zeit stellen wir gemeinsam eine digitale Gesamtlösung für unseren Verein auf die Beine. Das whatwedo-Team hat analysiert, definiert, kreiert und abgeliefert und damit unsere Erwartungen deutlich übertroffen.
Zuhören, Definieren und Initiieren – mit viel Verständnis zum erfolgreichen Kickoff
Mittels eines Workshops wurden die Systeme und deren Grenzen aufgezeigt. Dabei wurde viel Fokus auf die aktuelle IST-Situation gelegt. Wir haben genau hingehört und Probleme identifiziert. So konnte in kürzester Zeit die mögliche SOLL-Situation herausgeschält werden und Ziele anhand der aktuellen Pain Points abgeleitet werden.
BernCity kann durch das neue ERP:
- Das Datenmanagement zentral, einfach und an einem Ort erfassen
- Eine Modularität erzielen, um keine Monolithen zu schaffen
- Eine Differenzierung als eigenständige, unabhängige Organisation schaffen
- Mehr Transparenz im Tagesgeschäft erreichen
- Die Geschäftsprozesse automatisieren, Fehlerquellen beseitigen und Effizienz gewinnen
- Eine Skalierbarkeit schaffen, damit weitere Anbindungen und Erweiterungen möglich bleiben
Agilität für bärenstarke Resultate
Nach der ersten groben Priorisierung wählte unser erfahrenes Projektteam eine agile Projektmethodik: Scoping, Commitment, Specification, Development, Testing, Release. Mittels kurzer, zweiwöchiger Sprints wurden Ziele und Lieferobjekte definiert, das Commitment abgeholt und so Ergebnisse für BernCity rasch sicht- und testbar gemacht. Korrekturen an Workflows, Ansichten, Datenmigrationen und vielem mehr konnten so rasch erfasst, umgesetzt und abgenommen werden. Als Partner auf Augenhöhe war die enge und zielgerichtete Zusammenarbeit zwischen whatwedo und BernCity entscheidend für den Erfolg des Projekts. Dadurch konnte der Kunde in allen Sprint- und Projektphasen transparent über unser gemeinsames Toolset mitarbeiten. Gestartet wurde mit dem Grundgerüst der Admin-Plattform, mit CRM und dem Bestellmanagement, weiter ging es mit der Produktanbindung und zuletzt der Mitgliederverwaltung.
«Zäme geits ringer» – tolles Team, viel Kompetenz
Zusätzlich waren weitere Dienstleister:innen an der Arbeit: Es wurde fleissig am Design und der CMS-Umsetzung der zu überarbeitenden Webseite mit Shop gearbeitet. Die neue Buchhaltungslösungsanbindung an Abacus wurde agil durch die Projektleitung von whatwedo und BernCity koordiniert, und die enge Zusammenarbeit mit dem neuen IT-Dienstleister war unerlässlich. Die interdisziplinäre Teamarbeit war herausfordernd und zugleich bereichernd, da sie einen ständigen Abgleich, intensive Kommunikation und die präzise Erfüllung von Anforderungen erforderte.
Barbara Eitler, Co-Geschäftsleiterin BernCity
Die Termine wurden eingehalten, whatwedo brachte sehr viele gute Verbesserungsvorschläge ein und sie haben uns mit ihrer Kompetenz und dem unkomplizierten Umgang wirklich mehr als nur überzeugt!
Termingerecht abgeliefert, Einführung geglückt
Trotz des sportlichen Terminplans konnte pünktlich am 01.01.2024 die Umstellung mit dem ersten grossen Launch gemeistert wurde. Durch die präzise Launch-Planung und das grosse Commitment konnte fristgerecht das alte System für das neue Buchhaltungsjahr heruntergefahren und das brandneue BernCity-Admin lanciert werden.
Innerhalb von drei Monaten hat das Team folgende Features realisiert:
- Ein ERP inkl. eigener Produktverwaltung
- Ein CRM inkl. bereinigten Migrationsdaten aus multiplen Quellen für Firmen und Privatpersonen
- Eine ressourcensparende Mitgliederverwaltung
- Eine intuitive Bestellverwaltung für den Bestellverarbeitungsprozess von A-Z
- Eine funktionierende Buchhaltungsanbindung an Abacus und Anbindungen an den Webshop
Da geit no meh – Noch mehr Digitalisierung für Bern
Durch die eng getrimmte Umsetzungszeit, wurde bereits im Vorfeld definiert, dass viele Funktionen im Jahr 2024 folgen. Beflügelt durch das grandiose Tempo, wurden weitere Sprints im selben Takt lanciert. Bis dato wurden folgende Erweiterungen für das BernCity-Team in iterativen Sprints realisiert:
- Entwicklung für Versand der Mitgliederrechnungen
- Ein kleines, aber feines Lagermanagement, damit BernCity stets den Überblick hat
- Eine genaue Übersicht der Kartenladungen für tagesgenaue Auswertungen
- Eine Webshop-Login-Funktion, damit die wiederkehrende Kundschaft noch komfortabler bestellen kann
- Eine Vielzahl von Exportmöglichkeiten von Excel-Listen für administrative Tätigkeiten von BernCity
- Eine starke Mitgliedschafts-API, welche die Standorte direkt von der Plattform auf die Webseite von berncity.ch bringt
BernCity hat den ersten wichtigen und herausfordernden Schritt zur Digitalisierung ihres Geschäfts gemacht und gemeistert. Durch clevere Automatisierungen von Prozessschritten und einer grundsätzlichen Hinterfragung von bestehenden Abläufen, ist das Ziel geglückt: Weniger Papier, weniger Fehlerquellen, weniger doppelte Datenhaltung. Wir freuen uns auf mögliche nächste Schritte, die BernCity mit uns zusammen ausheckt.
